Protection des données

1. Qui nous sommes

L’organe responsable faîtière pour l’examen professionnel supérieur d’experte-comptable et d’expert-L’organe responsable pour l’examen professionnel supérieur d’experte-comptable et d’expert-comptable est une association au sens de l’art. 60 ss CC (CH-020-6003546-2) et compétente pour les examens fédéraux d’expert-comptable diplômé.

Conformément à ses statuts, l’organe responsable se compose des membres suivants:

• EXPERTsuisse – Association suisse des experts en audit, fiscalité et fiduciaire;
• une personne physique (aucun droit de vote): Claudia Mattig.

Dans le cadre de son activité professionnelle, l’organe responsable traite des données personnelles. Cette activité comporte notamment l’organisation et le déroulement des examens professionnels supérieurs d’experte-comptable et d’expert-comptable par le secrétariat d’examen pour le compte de l’organe responsable. La présente déclaration de confidentialité décrit les modalités et les buts du traitement des données par l’organe responsable.

En matière de droit de la protection des données, les traitements décrits dans la présente déclaration de confidentialité relèvent de la responsabilité de l’organe suivant:

Organe responsable de l’examen professionnel supérieur d’experte-comptable et d’expert-comptable
Ernst-Nobs-Platz 1
8004 Zurich
E-mail: info@audit-exam.ch

Veuillez utiliser l’adresse susmentionnée pour toute question relative à la protection des données.

2. Principes de base du traitement des données

On entend par données personnelles (ci-après également appelées «données») toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales^[1] en vigueur en Suisse et sont effectués de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et de finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et obligations.

[1] Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020

3. Pourquoi nous traitons les données (but)

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour pouvoir assurer notre mission et nos tâches de manière durable, sûre et fiable. Les données sont notamment traitées aux fins suivantes:

• organisation et déroulement des examens en relation avec les examens fédéraux d’expert fiscal diplômé;
• organisation et déroulement des corrections d’examens;
• gestion des contacts et communication avec les candidats aux examens, les experts aux examens et tous les autres interlocuteurs et partenaires contractuels;
• ouverture, conclusion et suivi de rapports contractuels, y compris l’examen de solvabilité de même que fourniture et facturation de prestations contractuelles;
• comptabilité, traitement des candidatures, y compris déroulement d’entretiens, demandes de références et création de profils;
• analyse des résultats d’examen;
• traitement des demandes de récusation d’expertes et d’experts et recours;
• garantie de la sécurité informatique, des systèmes et de l’exploitation;
• respect des obligations légales et réglementaires, des consignes internes et des exigences émises par les autorités et les tribunaux;
• invocation de prétentions, exercice et défense de droits;
• exploitation et amélioration du site Web;
• entraînement et utilisation d’applications d’IA auxquelles nous avons recours dans le cadre de nos activités;
• collecte/analyses statistiques;
• formation et apprentissage de nos collaborateurs;
• vente et cession de créances ainsi que la publication des informations y afférentes;
• restructurations, vérifications au titre de due diligence et autres procédures relevant du droit des sociétés;
• autres fins: nous traitons vos données personnelles à d’autres fins, nécessaires à la sauvegarde de nos intérêts légitimes.

4. Les données que nous traitons

4.1 Données de contract et données de base générales

Nous traitons les données des personnes suivantes:

• membres et représentants de l’organe responsable;
• membres de la Commission d’examen;
• experts aux examens;
• participants aux examens;

et au minimum les données personnelles suivantes:

• nom, prénom, adresse électronique, sexe, adresse, numéro de téléphone;
• correspondance électronique et écrite (courrier).

Par ailleurs, nous traitons des données supplémentaires conformément aux descriptifs des paragraphes suivants, selon l’objectif du traitement des données et du groupe de personnes.

4.2 Données personnelles concernant les participants aux examens pour l’organisation et le déroulement des examens

Les données personnelles suivantes des candidats aux examens sont traitées pour l’organisation et le Les données personnelles suivantes des candidats aux examens sont traitées pour l’organisation et le déroulement des examens:

• données de contact et données de base selon le par. 4.1;
• informations personnelles supplémentaires: date de naissance, lieu d’origine, nationalité, numéro AVS;
• informations sur l’employeur actuel ainsi que sur l’employeur précédent (raison sociale, adresse, adresse e-mail);
• langue et lieu de l’examen;
• tout document attestant que les conditions de participation à l’examen sont remplies (notamment les diplômes antérieurs [titre, année, lieu, note, copie du certificat de formation préalable] et l’expérience professionnelle [attestation de pratique de l’employeur et certificats de travail]);
• copie d’une pièce d’identité officielle avec photo;
• copie de la carte AVS ou de la carte d’assurance maladie;
• toutes les informations concernant la participation aux examens ainsi que les résultats (présence/absence et motif de l’absence, notes);
• extrait du casier judiciaire;
• adresse de facturation;
• informations financières (coordonnées bancaires, y compris informations de facturation et de paiement).

Ces données sont nécessaires au respect des règlements d’examen approuvés par le Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI) et à la bonne tenue des examens. En règle générale, ces données sont communiquées directement par vos soins lors de l’inscription (consentement).

Les données sont traitées par le Secrétariat d’examen conformément à la déclaration relative à la protection des données d’EXPERTsuisse; les membres de l’organe responsable et de la Commission d’examen reçoivent uniquement des inscriptions individuelles et les données afférentes lorsqu’ils doivent se prononcer sur le respect des conditions. Dans la mesure du possible, les membres de l’organe responsable et la Commission d’examen reçoivent les données sous forme anonymisée.

La correction des examens écrits par les expert(e)s aux examens s’effectue de manière anonyme. Les participants sont uniquement identifiés par un numéro. Lors des examens oraux, les nom et prénoms sont traités par les expert(e)s à titre de données personnelles.

4.3 Données personnelles concernant l’organe responsable, les membres de la Commission d’examen, les experts aux examens et la Commission des épreuves

En ce qui concerne les membres de la Commission d’examen et de la Commission des épreuves, nous traitons les données personnelles nécessaires à leur élection et à l’exercice de leurs fonctions dans le cadre des tâches qui leur sont attribuées conformément au Règlement d’examen.

Des experts aux examens externes sont engagés pour l’élaboration et la correction des examens.

Les données suivantes les concernant sont traitées:

• données de contact et données de base selon le par. 4.1;
• informations personnelles supplémentaires: date de naissance, lieu d’origine, nationalité, numéro AVS;
• informations sur l’employeur (raison sociale, adresse, adresse e-mail, durée du rapport de travail, fonction);
• informations sur le lien, la fonction et le temps passé dans les organes et/ou dans un comité de direction ou un comité spécialisé, y compris les informations éventuelles sur les indemnités;
• curriculum vitae;
• informations financières (coordonnées bancaires, y compris informations de facturation et de paiement);
• informations sur l’activité professionnelle, la formation et le diplôme (titre, année, lieu, etc.);
• le cas échéant (selon la fonction), une photo.

Dans le cadre de l’organisation des examens, les données personnelles des candidats aux examens sont traitées par les organes suivants:

• organe responsable, commission d’examen et expert(e)s aux examens, commission des épreuves.

En outre, elles peuvent être traitées par les tiers suivants:

• employeur: sur demande;
• SERFI: pour l’octroi de subventions, pour les diplômes fédéraux et en cas de recours;
• imprimerie: pour l’impression des diplômes;
• prestataires de services informatiques;
• utilisateurs du site Internet: pour les informations sur les nouveaux diplômés;
• avocats et conseillers: pour le traitement des cas de recours.

5. Traitement des données en rapport avec l’exploitation du site web et d’autres canaux électroniques

5.1 Journal de bord des connexions (log files) du serveur

Notre site Internet collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Ces fichiers log contiennent notamment les renseignements suivants:

• La date, l’heure d’accès et la quantité de données;
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation;
• le décalage horaire par rapport au fuseau horaire GMT;
• le nom du domaine du fournisseur d’accès;
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Referred URL);
• la requête de recherche;
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: les données collectées servent à assurer la stabilité et la sécurité du site Internet, et sont exploitées pour analyser et améliorer son utilisation. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

5.2 Cookies et autres services de tiers

Les sites web de l’organe faîtière utilisent des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de Notre site web peut utiliser des cookies et d’autres services fournis par des tiers. Les cookies sont des fichiers textes enregistrés sur le navigateur ou par le navigateur sur l’ordinateur ou l’appareil mobile de l’utilisateur. Les cookies contiennent une suite de symboles caractéristiques permettant d’identifier le navigateur ou l’appareil mobile à chaque nouvelle consultation du site Internet. Les cookies servent d’une part, à vous permettre d’utiliser notre site Internet en vous facilitant son accès. Certaines fonctions de notre site ne peuvent être accessibles sans cookies (cookies techniquement nécessaires). D’autre part, nous utilisons également des cookies et des outils pour analyser le comportement des utilisateurs sur notre site Internet, notamment pour mesurer l’audience, ainsi qu’à des fins de marketing.
Les services proposés par des tiers sont des services liés à notre site Internet, qui peuvent entraîner la transmission de données vous concernant relatives à votre utilisation de notre site Internet et/ou des services de tiers (p. ex, les plug-ins de réseaux sociaux, YouTube, etc.) à ces tiers.

• Cookies techniquement nécessaires

Ces cookies sont nécessaires pour le bon fonctionnement de notre site Internet, c’est pourquoi ils ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils enregistrent généralement des actions importantes, notamment le nombre de requêtes effectuées, le traitement de vos paramètres de confidentialité ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez certes bloquer ces cookies dans votre navigateur, mais ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation de notre site Internet.

6. Origine des données, période de conservation, mesures de sécurité

6.1 Origine des données

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part, p. ex. lors de votre inscription à un examen ou de votre intervention en tant qu’expert aux examens.

Dans la mesure où cela est nécessaire et autorisé par la loi pour l’accomplissement de nos tâches, le déroulement de nos activités commerciales ou l’évaluation des conditions et des fonctions, nous pouvons également obtenir des données personnelles à partir de sources accessibles au public (p. ex. registre du commerce, registre des poursuites, médias ou Internet) ou les recevoir de la part des autorités, d’employeurs, d’associations, de centres de formation ou d’autres tiers. 

Si vous nous communiquez des données personnelles relatives à d’autres personnes, nous vous prions de veiller à ce que ces personnes aient pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité. Ne nous communiquez ces données à caractère personnel que si vous y avez été autorisés et si ces données sont correctes.

6.2 Durée de conservation

Les documents relatifs aux inscriptions aux examens sont conservés au minimum un an et au maximum deux ans. Les dossiers relatifs aux examens (examens, corrections, évaluations) sont également conservés deux ans après l’examen. En cas de recours, les dossiers (à l’exception de la décision du SEFRI, conservée pendant dix ans) sont conservés jusqu’à la fin de la procédure.

6.3 Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive.

Les données sont archivées par le Secrétariat d’examen sur SharePoint Online/OneDrive (Microsoft 365) et mises à la disposition des personnes autorisées. Les serveurs sont situés en Suisse ou en Europe.

7. Communication de données à des destinataires et à l’étranger

7.1 Généralités

Nous pouvons transmettre des données à caractère personnel à des tiers si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée ou préserver notre intérêt légitime, si nous y sommes tenus par la loi ou si vous nous avez donné votre consentement.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• les entreprises auxquelles nous avons confié l’exécution de certaines prestations (p. ex. prestataires informatiques, hébergeurs, comptabilité externe, prestataires de recouvrement, banques, imprimeries) ainsi que d’autres fournisseurs et sous-traitants;
• les conseillers, avocats, assurances, réviseurs;
• les membres de l’organe responsable et de la Commission d’examen ainsi que les experts aux examens;
• les partenaires contractuels;
• les tiers qui collectent sur le site Internet des données vous concernant;
• les mandataires;
• les agences d’évaluation de crédit qui stockent ces informations pour des vérifications de crédit;
• les acquéreurs ou investisseurs potentiels dans le cas de restructurations ou toute autre opération relevant du droit des sociétés;
• les tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, les autorités (autorités fiscales, et autorités compétentes en matière d’assurances sociales), les institutions gouvernementales, tribunaux.

Nous traitons en principe vos données personnelles en Suisse.

Il peut toutefois arriver, à titre exceptionnel, que vos données personnelles soient également transmises à l’étranger dans certains cas (p. ex. lors du recours à certains prestataires de services ou de l’utilisation de certaines applications logicielles), surtout dans les États membres de l’UE et de l’EEE, mais également dans d’autres pays, notamment aux États-Unis (surtout les cookies, plug-ins de réseaux sociaux et applications de tiers).

Lorsque nous transmettons des données vers un pays ne disposant pas d’une protection adéquate en matière de protection des données, nous veillons, conformément à la loi, à conclure des contrats appropriés (notamment sur la base des clauses contractuelles types pour la transmission de données personnelles vers des pays tiers de la Commission européenne) afin d’assurer un niveau de protection adapté. Nous nous appuyons sur les exceptions légales relatives au consentement, à l’exécution d’un contrat, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits, à des intérêts publics prépondérants, aux données personnelles déjà rendues publiques, ou parce que cela est nécessaire pour protéger l’intégrité des personnes concernées. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que les données transmises à l’étranger cessent d’être protégées par le droit suisse et que les lois étrangères de même que les décisions administratives peuvent exiger la transmission de ces données aux autorités ou à d’autres tiers.

8. Vos droits

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement, la durée de conservation des données personnelles, les informations disponibles sur l’origine des données personnelles, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels des données personnelles sont communiquées, le cas échéant, l’existence d’une décision individuelle automatisée ainsi que la logique sur laquelle se base la décision. Par ailleurs, toute personne a le droit de demander la rectification, la restriction, la suppression ou la remise de certaines données personnelles aux fins de transmission à un autre responsable (portabilité des données) et de vous opposer à leur traitement.

Veuillez noter cependant que nous nous réservons le droit de faire valoir les restrictions légales prévues, notamment lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons nous en prévaloir) ou devons y recourir pour faire valoir nos prétentions.

Nous vous informerons au préalable si cela occasionne des frais pour vous.

Si un traitement des données repose sur votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment pour le futur. Cela n’affecte toutefois pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à sa révocation.

L’exercice de ces droits nécessite généralement que vous prouviez clairement votre identité (notamment en nous fournissant une copie de votre pièce d’identité si votre identité n’est pas clairement établie ou ne peut être vérifiée).

Afin de faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter (par courrier ou e-mail) à l’adresse indiquée au chiffre 1 de la présente déclaration.

Par ailleurs, vous pouvez faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence est l’autorité de protection compétente en Suisse (https://www.edoeb.admin.ch/fr/)

9. Adaptations de la déclaration relative à la protection des données

Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La déclaration de confidentialité publiée sur notre site Internet fait foi.